Excel 1                    最終改訂 ’04.12.01

 エクセルというソフトは、馴染むと使いやすいソフトですが、初心者には、結構面倒なもののようです。私の場合は、ワードで書けばいいものを、わざわざエクセルで書いたりもしています。

行によって位置合わせを必要とするような文書(例えば、罫線無しの表)や、気ままな段組を使う場合などでは、遥かに使い易いと考えています。

 エクセルの特徴的な性質()を、ワンポイントレッスン的に列記してみましょう。エクセルほど多機能で説明したくなるポイントが多いソフトも珍しい !と言いたくなるほどです。先ずは、多岐にわたるテーマを少しずつ追加していきたいと思います。

肝心な問題で欠落している項目を見つけた場合は、お手数ですが、メールで教えてください。 m(_ _)m 初歩的な問題ほど早急な対応をいたします。レベルが高すぎてお答えできない場合は、その旨お詫びの返信をする積りです。

 

a.      1つのセルを選択した時点では、その中身を全部選択した状態になっています。
ワードで、「文字列を範囲選択した場合と同じ」と考えてください。

(ア)  入力済みのセルへ文字を追加したい場合に、切り込みを入れる作業(場所)を覚えることが必要です。
そうでないと、「又、最初から入力が必要」 な事態になります。
「しまった!」というときは、慌てずに、編集 元へ戻す です。(Ctrl + z でも、同じ処理ができます。)この「元へ戻す作業」は、何段階も遡ることができます。

(イ)  fx と表示された「数式ボックス(下図を参照)」を覚えましょう。そこへ切り込んで記入することができるようになると、やっと普通のソフトと同様に使えるようになります。

(ウ)  数式ボックスは、実際に「セルの定義の中身」を記入する場所で、各々のセルは、その「計算結果」を表示する場所です。

b.      入力文字が、普通の数字のみの場合、半角右寄せになり、それ以外の場合は、左寄せです。(Default状態の場合)

(ア)  数字ばかりで、先頭が 0 の場合は、頭の 0 の部分は幾つ付けても、全て削除されます。

(イ)  0 で始まって、0 の字が削除されないのは、何処でも使われるように、0 そのものと0 の次が、小数点の場合だけです。

(ウ)  たくさんの数字が入っていても、数字以外が1つでも入れば、文字列扱いになり、左寄せになります。

(エ)  =で始まる文字列は計算式で、計算の結果が数値であれば、計算結果を、右寄せでセルの中へ表示します。

(オ)  数字を、入力どおり表示したい場合は、アポストロフ(‘)を先頭に付加して入力します。その結果、普通の文字列と同様に処理されます。
セル内の表示を文字で始めたい場合は、’’ 2つ続けます。又、 と入力すれば、= で始まる文字列を表示できます。

(カ)  数値・文字列に拘わらず、「右揃え」や「中央揃え」などの配置を指定すれば、後から設定した指定どおりに表示されます。

c.       各セルは「列と行」でその住所(アドレス・座標)が管理されています。(右上図参照)

(ア)  セル群の上端部に A,B,C, と並んでいるのが列セレクタで、左端部に 1,2,3, と並んでいるのが行セレクタです。

(イ)  図中の選択状態の(太線で囲まれた)セルは、列セレクタのCと行セレクタの3の交点にあり、数式ボックスの左側の「名前ボックス」にC3と表示されます。

(ウ)  セルの中の639は、数式ボックスの中に表示されたような、計算式(=A3+B3)、即ち、258+381=639の計算結果が表示されます。

(エ)  急に沢山のことを書きましたが、計算式の中身のA3B3も、住所を表し、各セルの中の数値を与えます。

(オ)  ここまでのことが大掴みに理解できると、エクセルは使いやすいソフトになります。

(カ)  余り使い道はありませんが、列セレクタと行セレクタの交点をクリックすると、シート全体が選択されます。

d.      エクセルでは、複数のセルを選択する方法を覚えないと仕事になりません。

(ア)  列選択は、列セレクタをクリックするだけで、1列選択できます。列セレクタ上をドラッグすれば、連続した複数列を選択できます。

(イ)  不連続の列を同時選択するには、列選択に続けて、ctrlを押しながら別の列(複数可)を選択します。

(ウ)  行の場合は、縦横が変わるだけで、同様です。

(エ)  皆さんが良く知っているのは、セル群の中をドラッグする奴でしょう。始点と終点を対角線とする長方形の範囲を選択してくれます。

(オ)  長方形の範囲と、列と、行を、切り替えながら、ctrl選択を繰り返せば、その全てが同時選択になります。

(カ)  ctrlを使った同時選択では、後続の作業に支障をきたすセルを選択すると、それを除外する方法がありません。(選択作業を、全部やり直しです)

e.       挿入や削除を見ておきましょう。選択された部分を削除したり、同じ面積を挿入したりする方法です。

(ア)  削除すれば、後続部分の列番号(又は行番号)が少なくなるように移動します。

(イ)  挿入すれば、後続部分の番号が増加するように移動します。

(ウ)  よく使うのは、列単位と行単位の場合です。削除は、ばっさり取り除きたい列、又は、行を選択して、右クリックで「削除」です。

(エ)  この作業は、「ctrlで継ぎはぎした選択の場合」には使えません。一挙動で選択したものだけです。

(オ)  同様の方法で挿入もできます。複数列選択で右クリックし、「挿入」すれば、選択した行数の空欄が挿入されます。

(カ)  選択も削除も、長方形の範囲に対しての作業ができます。この場合は、後続のセルを、左右方向に動かすか、上下方向へ動かすか、まで指定することになります。

f.        印刷の手順です。(上のプレビューの、各種ボタンを参照)

(ア)  最初に、印刷直前に「プレビュー」を見る癖をつけましょう。

1.       上の図で、「次ページ」と「前ページ」は、字が薄くて利用できない状態ですが、これが印刷しても 1ページしか印刷対象がない証拠です。大きな表になると、複数ページに分かれるので、少なくとも片方が、黒文字になります。

2.       このページからの脱出が、初心者には頭が痛いようです。「閉じる」ボタンで、元のエクセルへ戻ってくれます。

(イ)  「余白」ボタンがなかなか便利です。このボタンが選択されると、縦線が左右1本ずつ、横線が上下2本ずつ、表示されます。

1.       この図では、左余白をやや狭く、右余白をほぼ最小にしています。上の2本は、1本目がヘッダー用で、2本目が本文用です。ヘッダーを使わない場合は、2本間の距離は 0幅でも構いません。ここに表示されていない下部もフッターを含めて2本線です。

2.       余白指定用の6本の線は、いずれも、ドラッグで移動させることができます。

3.       各セルの幅も、列に限ってですが、ドラッグで幅を変更することができます。

4.       1枚の紙に全データを押し込みたいときは、全ての余白を、メーカーさんが設定した最低値に押し込みます。多少の余裕があれば、左と上を可能な範囲で拡げます。

(ウ)  「設定」ボタンは、用紙のサイズや置き方の設定に便利です。

1.       最初は、ページタグで、印刷の向き、拡大縮小倍率、用紙サイズ、印刷品質など、各種の設定ができます。

2.       余白は、上記の方法が使えれば十分です。ヘッダーとフッターは、興味があれば覗いてみてください。

3.       最後のシートタグでは、やや特殊な機能が使えます。
「枠線」にチェックを入れれば、全部のセルの枠線が印刷できます。「行列番号」にチェックを入れれば、行と列のセレクタを含めた印刷ができます。
「白黒印刷」や「簡易印刷」にチェックを入れれば、モード変更できます。
「ページの方向」は、縦横とも、1ページに納まらない場合の印刷の順番です。通常は、縦が済んだら右へ移動する順番ですが、「上から下へ」に切り替えれば、上からZ字の向きで順番に印刷してくれます。

上の方(印刷範囲と印刷タイトル)がここでは入力できません。

4.           実はこの部分が説明したかったのですが残念でした。 この作業はメニューバーの、ファイル ページ設定 を使えばできます。(下図を参照。ここでなら、上記の作業もできます。) 
*「印刷範囲」は、ここで ボタンを押してから、対象のシートへ戻って、A1~J79をドラッグします。A1をクリック後、J79をポイントし、shiftを押しながらクリックでも構いません。先に、範囲選択しておいてから、ファイル 印刷範囲 印刷範囲の設定 とすれば作業が楽です。
*「印刷タイトル」は、縦横とも、1ページで終わらないような大きな表が対象です。 ボタンの後、下図のように入力すれば、行(絶対)番号12を切り離してから、各ページのヘッダーのように、全頁の項目行として付けてくれます。各ページには、残りの部分を順番に項目行にくっ付けた形で印刷してくれます。実際の指定作業は、シートの中で、12行目をドラッグで選択しenterです。
*「列のタイトル」についても同様の作業が可能です。

 今回の講座は、この辺で終わりにしておきます。エクセルは、紹介したいテーマが沢山ありますから、又、次のチャンスに続きを書きます。

 

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