Excel 5                                2003/06/17 最終修正

 エクセルの5回目です。エクセルの表計算機能を利用して、データ処理した結果を印刷しますが、印刷前のエラー表示の後処理でうんざりします。販売実績などの集計まではいいのですが、例えば、1品ごとの平均単価を求めると、まるで実績の無かったものは、#DIV/0! と訳の分からないものが表示されます。この辺を中心に話を進めてみます。

 

a.      #DIV/0! とは何者
0
での割り算です。除数0での割り算は、数学では「不能」と習ったはずです。(被除数が0の場合は、「不定」です) 「計算はできません」と言う意味です。

(ア)  先ずは余談です。: コンピュータは、昔から0での割り算はできません。無理にやらせれば、フリーズ現象と同様の結果です。これを回避するために、「除数0での割り算」を要求されるとできない仕事は止めて、ただ、「0の割り算と言うエラーが発生しました。」と応答するアルゴリズムが組まれています。その表示が「#DIV/0!」です。

(イ)  一方で、営業会議などで配布する資料の中へ、この#DIV/0! (例えば、上図のD7セル)は、邪魔なので、大抵の人は苦労して消しているのが実情です。コンピュータの出力がこうなのだからそのままでいいと言ってくれるのは、特に親密な人同士に限られます。消す作業は手間のかかる仕事です。消した後で翌月使うときになったら、「新製品の単価が無いよ」と言われます。 そろそろ本題です。「エクセルが少しはできます」と言う人は、こんなことをします。

(ウ)  0での割り算になる可能性のある割り算を組む場合、大抵、1列全部、できれば同じ式を入れたいので、IF文付きの計算式にします。
=IF(B7,C7/B7*1000,””)
 意味は、「B7セルが、0(含む空白)でなければ、通常の計算式通りにし、そうでなければ(0ならば)何も表示しない。」です。式は、1つ作ったら、複写やフィル機能を使うので簡単です。なんと言っても、後で余計な作業が要らなくなるのがセールスポイントです。

(エ)  IF文の説明をしておきます。( )の中の引数は、3つあって、コンマで区切られています。最初が判別式で、上記の式では、B7です。セルの名前で指定すれば、その中身が、True(1:ここでは0で無い場合を言う)であるか、False(0)であるかを調べます。

(オ)  2つ目の引数は、Trueの場合の計算式で、除数が0でないから通常の割り算の作業です。3つ目は、Falseの場合の計算式ですが、”” は、中身が空っぽな文字列、従って、何も表示しないと言う意味です。

b.      0を表示したり非表示にしたりする
 通常、エクセルでは、未定義(未入力)のセルの中身は、0と解釈して処理します。だから、0の羅列になるのが煩わしい場合は、空欄のまま放置します。
 ところが、計算式が与えられたセルは、0+0+0に該当するセルも、未入力単価を使った計算0*0のような計算のセルも、全部0になるので、見苦しい場合があります。計算結果が0になる場合に限って、その表示を非表示にする方法がいくつかあります。
 自分が作ったものは、覚えていればいいのですが、人が作ってくれたものを、今回は、表示させたいと言われて困った事はありませんか? その辺の説明をして置きます。

(ア)  ワークシート全体の0の値を「表示」又は「非表示」にする。

A)       メニューバーから、ツールオプションで、表示されるパネルの、「表示」タブをクリックし、下の方のウィンドウオプションにある、「ゼロ値」チェックボックスのチェックを外すと、作業中のシートにある中身が0のセルの表示が、「非表示」になります。

B)       0表示が必要な場合は、チェックを入れ直せば、0が表示されます。

(イ)  範囲選択したセルに対して、セルの書式を変える方法

A)       メニューバーから、書式 セル で表示されるパネルの、「表示形式」タブを選択し、「分類ボックス」の中から「ユーザー定義」を選択し、「種類ボックス」に、「0;0;」と入力します。

B)       非表示にすれば、編集時のみ数式バーや入力中のセルに0が表示されますが、印刷のときは出力されません。

C)       元へ戻すには、「分類ボックス」の中の「ユーザー定義」を「標準」に戻します。

(ウ)  条件付書式を使って0を非表示にする方法

A)       0が表示されているセルに対して、メニューバーから、書式 条件付書式 により、表示されるパネルで、

左のボックスで、「セルの値が」をクリック、隣のボックスで、「次の値に等しい」をクリックし、右側のボックスに、「0」を入力します。

B)       「書式ボタン」で、「フォントの色」を「白」に指定すれば、色が白で見えなくなります。

(エ)  IF文を使う方法

A)       引算をした結果を使う例です。=IF(B7-C7,B7-C7,"-") とすれば、B7-C7を求めて、その値を記入する場合に、値が0であれば、-を表示することもできます。

B)       1引数を、表示するセルそのもの(例えば、D7)にすると、「循環参照エラー」になるので、要注意です。

c.       日付と時刻

(ア)  6/12」と入力すると、これは分数だと思っていても、エクセルは、「2003/6/12」と解釈して「数式バー」を書き換え、セルの中の表示を「612日」にするおかしな癖があります。入力が日本語入力で、「612日」でも結果は同じです。既に何処かで説明したかもしれませんが、ここで説明しておきます。

(イ)  初心者でなくても腹が立ちます。セルの表示をこれ以外にする方法は、セルの書式の設定を指定し直さなくてはなりません。「表示形式」で、「分類」を「日付」にすると、「種類」ボックスの中に沢山の書式が表示されます。同じ入力データに対して、指定書式を変えながら、セルの表示状態を見たのが、右図の一覧表です。

(ウ)  手入力した数式バーの中身を、セル内に、そのまま表示したい場合は、入力の最初の1文字を、アポストロフにします。セル内には、アポストロフは表示されません。

(エ)  もし分数と考えるなら、「表示形式」で、「分類」を「分数」にしなくてはなりません。これも、6/12を勝手に1/2に約分してくれました。どうもこの辺の処理になると、このソフトは、日本人の気持ちを理解してくれないように感じます。

 

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